Zielgruppe

Assistenten, Personalwesen, Einkauf

Ziele

Geschäftsreisen sind für Geschäftsführung, Vertrieb, Service und Qualitätsmanage­ment nötig, aber ein wesentlicher Kostenfaktor. In einem typisch mittelständischen Unternehmen mit 200 Mitarbei­tern (davon 30 Service-Mitarbeiter) fallen z.B. pro Jahr für das Flugvolumen 500 Tsd. € plus 100 Tsd. € für Hotels und sonstige Kosten an. Eine Einsparung von 15 - 20% ist durchaus möglich, wenn durch professionelles Reisemanagement an zentraler Stelle im Unternehmen Kosten bewusst gemacht und Prozesse systema­tisiert werden. Professionelles Reisemanagement hilft auch, die kri­tischen Punkte aufzudecken.

In diesem Praxis-Seminar werden dazu die richti­gen Vorgehensweisen aufgezeigt.

Themen

 Reiserichtlinien gestalten

• Form und Inhalt
• Welche Neuerungen sind ab 2010 zu berücksichtigen?

Erfassung des Reisevolumens

• EDV zur Übersicht nutzen

Einkauf der Reiseleistungen

• wo kaufe ich Reiseleistungen ein, wo bekomme ich die günstigsten Einkaufskonditionen?
• wie und nach welchen Kriterien Agenturen auswählen?
• welcher Partner passt zu mir? wie finde ich ihn?
• Firmenraten vs. Best-Preis
• Allheilmittel Internet?
• Bezahlung der Reiseleistung (Reisestellenkarte vs. persönliche Kreditkarte)

Buchung – Kostenfallen umgehen

• Vorteile von Online-Buchungen gegenüber Telefonbuchungen (z.B. Transaktionsgebühren reduzieren sich um jeweils 30 €, entspricht bei 200 Flügen pro Jahr 6.000 €)
• Freigepäck (20 kg Freigepäck, aber Technikerausrüstung ist schwerer, was tun?)
• Hotels aus dem Unternehmen heraus buchen über Hotelbuchungspersonal (verhindert, dass Monteure abends einchecken und einen höheren Preis ak­zeptieren)
• was tun, wenn Montagezeiten sich verlängern?
• was passiert bei Storno? darauf achten, dass Geld zurück fließt (von selber kommt z.B. nichts von den großen Fluggesellschaften)
• Mietwagen (selber aus dem Unternehmen buchen ohne Reisebüro bringt eine Einsparung pro Buchung von 10 bis 15 €)
• was tun bei Ticketverfall?

Firmenförder-Programme und Kundenbindungs-Programme

• Streckenverträge aushandeln
• Vielflieger-Programme für Firmen (daraus Prämienpunkte nutzen für Freiflüge, höhere Freigepäckmenge, sonstige Dinge wie z.B. Navigationsgeräte)
• Rabattierungen, z.B. bei der Deutschen Bahn
• Vorteile wie z.B. Prioritäten auf Wartelisten aushandeln
• Nutzen von Lounges
• Nachteile vermeiden (Effekte werden „negativ“ ausgenutzt, z.B. immer bei einer bestimmten Mineralölgesellschaft tanken)

Wichtige Check- und Notfall-Punkte für die Reisevorbereitung und Durchführung

• Visa-Fragen (wo und wie schnell bekomme ich ein Visum her?)
• Gesundheitsfragen wie z.B. Impfvorschriften, Pandemiepläne
• Sicherheit auf Reisen (wo bringe ich Mitarbeiter unter, z.B. nicht im Hotel gegen­über der amerikanischen Botschaft in Algier)
• Naturkatastrophen (z.B. Hurrikanwarnungen weitergeben und sich bei den Monteuren melden, weil diese keine Nachrichten schauen)
• Wahl des sichersten Verkehrsmittels im Ausland
• was tut die Zentrale bei Notfällen unterwegs? (Entschei­dungen staatliches vs. privates Krankenhaus, Ambulanzjet, Kostenübernahme)
• was zahlt die Berufsgenossenschaft (z.B. Unfälle, Lebensmittelvergiftungen, Überfälle)?

Zentrale Kümmerer im Unternehmen - Prozesse systematisieren

• wo bündele ich die Reisemanagement-Prozesse im Unternehmen (Einkauf, Buchhaltung oder Personalabteilung)?, Vertretungsregelungen sichern
• mit wenigen Vertragspartnern zusammenarbeiten
• durch zentrale Ansprechpartner frühzeitig etwas gegen Preiserhöhungen tun
• alle Kosten bewusst machen durch eigene Datenerfassung (Unternehmen ken­nen die Kosten bestenfalls im Flugbereich, nicht z.B. bei der Autovermie­tung)

Methoden

Vortrag, Diskussionen