Agiles Change Management

212991 | Seminar

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Zeit

26.-27.08.2021

Ort

Online

Trainer*in

Jürgen Südkamp

ist Berater und Coach für das Thema Change

Gebühr

500,00 €

Vorbereitung auf Dein Seminar

Wir freuen uns schon, Dich bald in unserem Trainingszentrum in Herford begrüßen zu dürfen.

Zur Vorbereitung auf Dein Seminar möchten wir Dich bitten, den nachfolgenden Text durchzulesen und Dich dabei mit folgenden Fragen zu beschäftigen:

  1. An welchen Stellen sind die Methoden und Ideen für Dich in Deinem Alltag nutzbar und anwendbar?
  2. Über welche der Methoden möchtest Du im Seminar gern mehr erfahren?
  3. Welche Fragen hast Du noch über Agilität und Change Management?

Wenn Du im Rahmen der Vorbereitung Fragen hast, melde Dich immer gern bei uns unter 05221.933 633 oder info(at)mach1-weiterbildung.de.

Und nun viel Spaß beim Lesen und Durcharbeiten Deiner Vorbereitungsinhalte.

 

 

Einleitung zum Thema

Eine agile Arbeitsweise stellt den Kunden in den Fokus, insbesondere die Erfüllung der Kundenwünsche. Es geht darum, Kunden immer besser zu verstehen, um die eigenen Produkte und Dienstleistungen immer gezielter auf die Kunden (und ihre sich ständig ändernden Bedürfnissen) abzustimmen und sich dabei stets zu verbessern. Iterativ zu arbeiten bedeutet also, Produkte immer wieder in Frage zu stellen und sich Schritt für Schritt zu verbessern. Zusammenfassend kann man "iteratives Arbeiten" und "agiles Arbeiten" wie folgt beschreiben:

  • Iterativ zu arbeiten heißt, sich in Wiederholungsschleifen dem Gesamtziel zu nähern. Dies passiert sequenziell. Pro Iteration werden dabei die zuvor geplanten Meilensteine abgearbeitet.
  • Agil zu arbeiten bedeutet, Aufgaben parallel in einer Iteration abzuarbeiten. Beispielsweise können Analyse-, Design- und Testphasen parallel stattfinden, quasi Hand in Hand. So kann man schnell auf Veränderungen eingehen und Feedbacks direkt einarbeiten.

 

Kundenbedürfnisse ändern sich ständig. Um flexibel auf diese Veränderungen reagieren zu können, ist eine iterative bzw. agile Arbeitsweise unumgänglich.

 

 Agiles Arbeiten basiert auf vier agilen Werten, die ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung kommen. Sie lassen sich aber auch gut auf andere Bereiche übertragen.

Prozesse und Werkzeuge müssen einwandfrei funktionieren. Sie sollen den Menschen helfen, ihre Aufgaben optimal auszuführen.

Ein geschlossener Vertrag mit Kunden ist nur ein Fundament für die zu erbringende Leistung und kann nicht alle Eventualitäten abdecken. Verträge geben nur den Rahmen vor. Die tatsächliche Leistung wird in wertschätzender Interaktion mit dem Kunden und – ausgerichtet an seinen Bedürfnissen – flexibel erbracht.

Eine Dokumentation soll die Leistung unterstützen, darf aber nicht Selbstzweck sein bzw. der Absicherung dienen, denn dann würde sie auf einen Mangel an Vertrauen und Verantwortung hinweisen. Für das agile Arbeiten ist es wichtiger, eine Aufgabe zu erledigen, anstatt sich nur mit der Dokumentation davon aufzuhalten. 

Pläne eins zu eins umzusetzen, funktioniert nicht innerhalb eines komplexen Umfelds. Das Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als die starre Einhaltung eines Plans. Die Planung dient lediglich der Orientierung. Sie muss flexibel und agil angepasst werden können.

Agile Methoden

Werfen wir nun einen exemplarischen Blick auf die verschiedenen agilen Methoden. Einige lassen sich einsetzen, um kurzfristige Experimente durchzuführen, andere helfen dabei, langfristig das gesamte Unternehmen agil auszurichten. Um die richtige Methode zu finden, kannst du Pilotprojekte bzw. Mikro-Experimente durchführen. Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen kann dann die richtige Methode schrittweise ausgebaut werden. In der folgenden Grafik erhältst du eine Übersicht häufig verwendeter agiler Methoden. Zu diesen gehören Design Thinking, Lean Startup, Scrum und Kanban.

Die oben gezeigten Methoden eignen sich durchaus für kurzfristige Experimente, ihr volles Potenzial entfalten sie jedoch nur dann, wenn sie langfristig und im gesamten Unternehmen umgesetzt werden. So können sie nicht nur die Teamstruktur verändern, sondern auch die Unternehmenskultur verbessern.

Design Thinking

Diese Methode wird eingesetzt, um strukturiert und in mehreren Schritten Kunden- bzw. Nutzerprobleme zu identifizieren und anschließend Lösungen zu entwickeln, die sich an den Bedürfnissen der Kunden orientieren. Die Methode verlangt eine Zusammenarbeit in multidisziplinären Teams. Der Prozess lässt sich wie folgt in 6 Phasen aufteilen:

Lean Startup

Diese Methode wird eingesetzt, um getroffene Annahmen in regelmäßigen Iterationen mit den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden abzugleichen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden kurzfristig umgesetzt und im nächsten Schritt erneut erprobt. Das Team durchläuft hierbei einen fortwährenden Build-Measure-Learn (Bauen-Messen-Lernen) Zyklus. Dieser Zyklus wird so schlank wie möglich gehalten, deshalb auch der Begriff “Lean Startup“. Jede Iteration durchläuft die folgenden drei Schritte: 

 

1. Build:

Die Idee wird aufgrund von Annahmen in Prototypen bzw. Minimum Viable Products (minimal lebensfähige Produkte) umgesetzt.

 

2. Measure:

Das Feedback zur Idee von Kunden bzw. Nutzern wird gesammelt und ausgewertet.

 

3. Learn:

Neue Erkenntnisse werden aus dem Kundenfeedback generiert. Dieses Wissen hilft, um die ursprünglichen Annahmen zu bestätigen bzw. zu verwerfen.

 

Achtung: Geschwindigkeit ist ein wesentlicher Faktor bei der Anwendung des Build-Measure-Learn-Zyklus.

 

Hinweis: Diese Methode wurde vom amerikanischen Gründer, Tech-Unternehmer und Softwareentwickler Eric Ries entwickelt. Den Build-Measure-Learn-Zyklus wirst du später noch etwas genauer kennenlernen.

Scrum

Diese Methode wird vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt und dient der iterativen Umsetzung von Ideen. Die Teams arbeiten in festgelegten Sprints (häufig im 2 bzw. 4-Wochenrhythmus) und arbeiten mit festgelegten Artefakten wie zum Beispiel einem Sprint-Backlog und einem Product-Backlog. Im Vergleich zu anderen agilen Methoden unterscheidet sich diese Methode stark durch ihre teamorientierte, transparente Arbeitsweise, welche eine sehr viel stärkere Prozessstruktur verfolgt. 

 

Rollen: Product Owner, Scrum Master und Development Team

Artefakte: Sprint Backlog, Produkt Backlog, Product Increment

Events: Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective

 

Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Scrum ist das agile Manifest. Dieses gibt der agilen Zusammenarbeit wichtige Leitsätze an die Hand wie zum Beispiel:

  • Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Werkzeugen.
  • Funktionsfähige Produkte haben Vorrang vor ausgedehnter Dokumentation.
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden hat Vorrang vor Vertragsverhandlungen.
  • Das Eingehen auf Änderungen hat Vorrang vor strikter Planverfolgung.

 

Achtung: Die Scrum-Implementierung ist ein komplexes Projekt, das im Vergleich zu anderen agilen Methoden sehr viel mehr Unterstützung seitens des Unternehmens bedarf. Es empfiehlt sich, einen erfahrenen Scrum Coach frühzeitig einzubinden.

 

Optional: Falls du mehr über die Scrum Methode erfahren möchtest, schaue dir das Video an.

Kanban

Diese Methode wird eingesetzt, um die anstehenden Aufgaben im Überblick zu behalten und flexibel zu gestalten. Für diese Zwecke wird ein Kanban-Board eingesetzt, mit dem die jeweiligen Aufgaben, ihr aktueller Bearbeitungsstatus und die zuständigen Personen vermerkt sind. Aufgrund der einfachen Visualisierung kann schnell nachverfolgt werden, in welchem Status sich die Aufgaben derzeit befinden. Alle Mitglieder eines Teams arbeiten an einem Kanban-Board.

Das Board ist typischerweise in etwa 4 bis 5 Spalten unterteilt. Jede Aufgabe durchläuft je nach aktuellem Bearbeitungsstatus alle Spalten. Typische Spalten sind:

  • Eingang: Hier sind alle zu bearbeitenden Aufgaben geparkt.
  • In Arbeit: Hier befinden sich Aufgaben, die in der Bearbeitung sind.
  • Test/Freigabe: Hier werden Aufgaben festgehalten, die in der Überprüfung sind.
  • Ausgeliefert: Alle fertiggestellten Aufgaben werden hier gesammelt.

Achtung: Um Zuständigkeiten klar festzuhalten, werden die entsprechenden Teammitglieder den Aufgaben zugeteilt. Ein Kanban-Board kann entweder manuell mit Post-its gestaltet oder als Online Kanban-Board angelegt werden. Außerdem ist es ratsam, für das Projekt passende Limits je Spalte festzulegen, sodass das Board nicht überfüllt wird.

https://www.cio.de/a/alte-management-methoden-reichen-nicht-mehr,3596010?lemon_open_in_external_browser=1

Build-Measure-Learn in der Praxis

Wie du bereits erfahren hast, lässt sich der Build-Measure-Learn-Zyklus für die Umsetzung und das Testen von Ideen nutzen und ist zentraler Bestandteil des Lean Startups. Mit einer Minimalversion kannst du schnell herausfinden, ob sich deine ursprünglich formulierten Annahmen bewahrheiten. Du erkennst, ob du auf dem richtigen Weg bist oder ob du kleinere oder größere Anpassungen vornehmen musst.

Für den Einsatz des Build-Measure-Learn-Zyklus ist es wichtig, dass die Annahmen messbar und die Feedbackschleifen nicht zu lang sind. Je länger die Feedbackschleife, umso größer ist die Investition und das Risiko. Rheinhard K. Sprenger fasst es gut zusammen:

 

Wer viel misst, misst viel Mist.

Rheinhard K. Sprenger, Autor

 

Führe also kontinuierlich Feedbackschleifen in kurzen Abständen durch, um so deinem marktreifen Produkt oder Service mit einem minimalen Einsatz an Ressourcen und geringem Risiko schrittweise näherzukommen. 

 

Ich habe nicht versagt. Ich habe nur 10.000 Wege gefunden, wie man es nicht macht.

Thomas Alva Edison

 

Für die Durchführung günstiger und schneller Mikro-Experimente braucht es den Mut zu scheitern und daraus zu lernen, um es das nächste Mal besser machen zu können.

Ein Mikro-Experiment planen

Mit einem Mikro-Experiment kannst du eine Annahme schnell und günstig testen. Wie sich aus dem Begriff „Mikro“ bereits erschließen lässt, handelt es sich hierbei um einen kleinen ausgewählten Bereich, wie beispielsweise die Verbesserung der Website-Performance oder der Papierabschaffung im Büro oder die Optimierung der internen Kommunikation. 

Für die Durchführung eines Mikro-Experiments eignet sich am besten der zuvor kennengelernte Build-Measure-Learn-Zyklus. Dafür wird zu Beginn eine Annahme aufgestellt und anschließend mit einer zuvor definierten Zielgruppe getestet. Die während der Durchführung gesammelten Daten werden im Anschluss ausgewertet. 

 

Es ist absolut okay, wenn nicht alles planmäßig läuft – genau deshalb wird ein Mikro-Experiment durchgeführt. 

 

Das Lernen aus dem Mikro-Experiment steht im Vordergrund, nicht das Ergebnis selbst. Um aus dem Mikro-Experiment die richtigen Schlüsse zu ziehen, werden die Ergebnisse mit der anfangs definierten Annahme validiert. 

Hat das Mikro-Experiment den Nagel auf den Kopf getroffen? Ist das Ergebnis nah an der Annahme dran oder noch sehr weit entfernt? Basierend auf der gewonnenen Erkenntnis aus dem Mikro-Experiment kann die Idee weiter fortgesetzt bzw. geändert oder sogar verworfen werden.

Wichtig ist, dass die Ergebnisse schriftlich festgehalten werden, sodass sie später ausgewertet werden können. Eine Möglichkeit hierfür ist eine Testkarte. 

 

Vimeo

 

Bei der Planung eines Mikro-Experiments sind der Umfang und die Häufigkeit der Durchführung von entscheidender Bedeutung. Das Mikro-Experiment muss umfangreich genug sein, damit es einen disruptiven Charakter hat, aber gleichzeitig klein genug, damit es kurzfristig umsetzbar ist.

Um den Erfolg eines Mikro-Experiments zu messen, können Testkarten verwendet werden.

Bei der Befüllung der Testkarte geht es vordergründig nicht darum, Annahmen zu bestätigen. Es ist sogar besser, wenn sich Annahmen widerlegen lassen.

 

Der Zyklus kombiniert Konzepte aus der Welt des Lean Startup – bei denen es um kontinuierliche, iterative Verbesserungen geht – mit analytischen Grundlagen.

Der Lean-Analytics-Zyklus

Daten sind ein wichtiges Gut, anhand dessen fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Dennoch haben viele Unternehmen das wirtschaftliche Potenzial einer datengetriebenen Unternehmenskultur bislang nicht erkannt.  

Daten sind das Kernelement des Lean-Analytics-Zyklus. Wie du bereits gelernt hast, startet jeder Test bzw. jedes Experiment mit einer zuvor getroffenen Annahme. Ohne eine Annahme läufst du Gefahr, in einer endlosen Testschleife zu landen. Ein Experiment allein reicht nicht aus. Wichtig sind die Änderungen, die anhand des Vergleichs der Annahme mit den Testergebnissen vorgenommen werden. Es ist wichtig, den „Autopiloten“ abzuschalten, um tatsächlich lernen zu können und Veränderungen zu erzielen.

In dieser Darstellung siehst du eine vereinfachte Version des Lean-Analytics-Zyklus. Der Zyklus ist ein einfacher, vierstufiger Prozess, der zeigt, wie durch Experimente Teile des Unternehmens optimiert werden können. Er kombiniert Konzepte aus der Welt des Lean Startup, bei denen es um kontinuierliche, iterative Verbesserungen mit analytischen Grundlagen geht.

Der Lean-Analytics-Zyklus lässt sich in diesen vier Schritte zusammenfassen:

1 Finde heraus, was verbessert werden soll.

2 Erstelle eine Annahme (Hypothese) für das Experiment.

3 Setze das Experiment auf.

4 Messe die Ergebnisse und entscheide, was zu tun ist.

 

Lean Analytics: making products better

Voraussetzung für Agilität

Nachdem du erfahren hast, was agiles Arbeiten ist und welche Methoden es zur Umsetzung gibt, werfen wir jetzt einen Blick darauf, welche Schritte du gehen kannst, um agiles Arbeiten in deinem Team zu etablieren. Neben dem agilen Manifest zum Anfang der Lektion gibt es weitere Werte, die jeder einzelne für sich beachten kann. Dazu gehören:

 

1 Bereitschaft

2 Selbstverantwortliches Arbeiten

3 Konstante Höchstleistung

4 Konsequente Termineinhaltung

5 Kontinuierliche Verbesserung

6 Kundenorientierung

7 Offene Kommunikation bei Problemen

8 Respekt gegenüber anderen

 

Doch auch bei vorbildlicher Einhaltung der agilen Werte braucht die Etablierung von Agilität in die Unternehmenskultur vor allem eines – Zeit. Gerade in traditionell hierarchischen Unternehmen sind die agilen Anfänge sehr schwierig. Nicht selten ist hier ein tieferer Eingriff in die Organisation und Kultur des Unternehmens notwendig, um tatsächlich agil zu werden. Wie mit jeder Veränderung, braucht es einen guten Plan und die notwendige Motivation, diesen Plan (trotz eventueller Schwierigkeiten) umzusetzen.

Agil zu arbeiten bedeutet zum einen, den Kunden stets im Fokus zu haben, zum anderen darf aber auch die Zufriedenheit bei den Mitarbeitern nicht vernachlässigt werden. Das gelingt vor allem, indem sich die Teams selbst organisieren. 

 

Es ist nicht der Chef, der im Fokus steht, sondern der Kunde. Es ist auch nicht der Chef, der entscheidet, sondern das Team.

Agiles Arbeiten etablieren

Agilität ist ein Prozess, der nicht über Nacht etabliert wird. Frustration und Verwirrung gehören zur Implementierungsphase dazu. Genauso wie das Zurückfallen in alte Gewohnheitsmuster, die sehr wahrscheinlich nicht agil sind. Um das Team trotz aller Herausforderungen bestmöglich auf das agile Arbeiten vorzubereiten, braucht es eine entsprechende Anpassung der Arbeitsumgebung.

Ein Team, das parallel auf Wasserfallprojekten gefangen ist, wird es schwerer fallen, plötzlich agil zu arbeiten. Ein Team, das bisher nicht wirklich als Teams agiert hat, kann durch die plötzliche Selbstorganisation überfordert sein. Noch schwieriger wird es, wenn Teammitglieder über unterschiedliche Standorte (und manchmal sogar Zeitzonen) verstreut sind.  

Wie schaffe ich es, eine agile Arbeitsweise zu implementieren?

Wenn möglich, sollten Teammitglieder entweder an einem Ort gruppiert sein oder – wenn dies nicht möglich ist –  eine sehr gute und regelmäßige virtuelle Kommunikation pflegen und mit gemeinsamen Werkzeugen arbeiten. Außerdem braucht es Vorbilder, die das nötige Wissen zum agilen Arbeiten haben.

 

Führungskräfte coachen und räumen den Teams Hindernisse aus dem Weg. Sie geben Feedback und helfen dem Team, die eigene Leistung selbst zu reflektieren. Gerade in der Anfangszeit ist es wichtig, die Notwendigkeit für Agilität klar und möglichst mit Kennzahlen und Erfolgsgeschichten zu kommunizieren. 

Change Agents und First Movers

Starte mit einem Pilotprojekt und bilde ein Team von „Change Agents“ bzw. „First Movers“, das gemeinsam die agile Arbeitsweise im Unternehmen erprobt und die Ergebnisse transparent mit allen teilt. So wird das Team der „First Movers“ zum internen Influencer und Vorreiter. Die Arbeitsweisen werden dadurch nahbarer und können leichter abteilungsübergreifend ausgeweitet werden.

 

https://www.wiwo.de/erfolg/trends/agilitaetsmythen-arbeiten-sie-agil-aber-machen-sie-es-richtig/22907962.html?lemon_open_in_external_browser=1

 

Am besten lassen sich Hindernisse bewältigen, wenn man ihnen die Unsicherheit und das Negative nimmt.

Mit Hindernissen richtig umgehen

Fakten sind in der Regel wahr und unwiderlegbar. Bei der Bewertung der Fakten hinsichtlich ihrer Bedeutung kann es aber mehrere Sichtweisen geben.

 

Du kennst sicher auch die Frage, ob das Glas „halb voll oder halb leer“ ist. Beim dynamischen, flexiblen, iterativen Vorgehen in agilen Projekten ist es entscheidend, die Chancen und Möglichkeiten sowie das Positive und Konstruktive nie aus den Augen zu verlieren.

 

Auch die Bewältigung von Hindernissen und negativen Situationen kann Positives hervorbringen –selbst wenn dies nicht immer für alle offensichtlich ist. Das chinesische Zeichen für „Krise“ beinhaltet genau diese Aussage. Es besteht aus zwei Symbolen. Eines steht für Risiko, das andere für Chance.

Wie gehe ich am besten mit Hindernissen um?

Am besten lassen sich Hindernisse bewältigen, wenn man ihnen die Unsicherheit und das Negative nimmt. Um die Chance hinter dem Hindernis zu erkennen, frage dich beispielsweise:

  • Was kann ich dem Hindernis Gutes abgewinnen?
  • Wie kann ich durch dieses Hindernis besser werden?
  • Welche neuen Erkenntnisse könnte mir die Auseinandersetzung mit diesem Hindernis bringen?
  • Welche bisher ungelösten Aufgabenstellungen kann ich mit dem Überwinden dieses Hindernisses möglicherweise gleich mit lösen?

Hindernisse kosten Kraft und Anstrengung eines jeden einzelnen. Wenn sie aber erfolgreich überstanden sind, geben sie die notwendige Motivation und den Rückenwind für weitere Veränderungen. 

Welche Möglichkeiten gibt es, um nach einer anstrengenden Phase den

 

Ein Unternehmen, das sowohl Niederlagen als auch Erfolge feiert, lässt sich nicht über Nacht aus dem Boden stampfen. Dafür braucht es eine Kultur, in der Mitarbeiter ihre Ideen einbringen und kreativ sein können, egal ob diese Ideen gut oder schlecht sind.

 

In times of change the greatest danger is to act with yesterday’s logic.

Peter Drucker 

 

Wir haben die wichtigsten Inhalte für die Anwendung iterativer Methoden noch einmal für dich in den folgenden 6 Schritten festgehalten:

Die Wünsche der Kunden ändern sich ständig. Um stets flexibel auf diese Veränderungen zu reagieren, arbeite iterativ.

Agiles Arbeiten setzt voraus, dass du bestimmte Werte einhältst. Dazu gehört deine Bereitschaft, selbstverantwortlich zu arbeiten, stets Höchstleistung zu erbringen, Termine konsequent einzuhalten, dich kontinuierlich zu verbessern, kundenorientiert zu handeln, Probleme offen anzusprechen und andere mit Respekt zu behandeln. Agilität ist ein Prozess, der nicht über Nacht etabliert wird. Frustration und Verwirrung gehören zur Implementierungsphase dazu.

Es gibt verschiedene agile Methoden. Einige lassen sich einsetzen, um kurzfristige Experimente durchzuführen, andere helfen dabei, langfristig das gesamte Unternehmen agil auszurichten. Um für das Unternehmen bzw. dich die richtige Methode zu finden, empfehlen sich Pilotprojekte bzw. Mikro-Experimente.

Teste deine Annahmen schnell und kostengünstig mit einem Mikro-Experiment. Der Build-Measure-Learn-Zyklus ist gut geeignet, um strukturiert Erkenntnisse zu sammeln. Dabei steht das Lernen aus dem Mikro-Experiment im Vordergrund. Je schneller du erkennst, dass deine Annahmen falsch sind, desto besser.

Daten sind dein wichtigstes Gut. Leider erkennen viele Unternehmen das wirtschaftliche Potenzial noch nicht, das in einer datengetriebenen Unternehmenskultur steckt. Nutze den Lean-Analytics-Zyklus, um Tests datenbasiert zu optimieren.

Hindernisse kosten Kraft und Ressourcen eines jeden einzelnen. Wenn sie aber erfolgreich überwunden werden, geben sie die notwendige Motivation und den Rückenwind für weitere Veränderungen. Um diese anstrengende Zeit zu würdigen, solltest du sichtbare Ergebnisse bzw. sichtbare Herausforderungen feiern. auch wenn sich der Erfolg noch nicht sichtbar eingestellt hat.